调动函是工作关系调动的人事管理文件，包括一方用人单位发出的商调函与另一方用人单位的答复函。调档函是调取、转移人事档案的人事管理文件，由接收单位或者相应的人事关系代理机构经所属人事管理行政部门同意，向调动人员原工作单位或者相应的人事关系代理机构提出并调取、转移其人事档案。

按照人事管理程序，应当先办理工作调动，然后再办理人事档案转移。但是，现实生活中，有些用人单位及相关部门和机构，可能没有严格按照程序办理，简化、合并了一些手续。这样可能让调动人员觉得减少了麻烦，但人事档案的安全性以及人事档案材料的完整性可能因此受到影响。建议还是要严格按照人事管理程序进行，以免因为想要减少一时的麻烦，带来更多不必要的麻烦。

1.各系上报录取名单，最后由录取学校招生办先发出调档函，发往报名时所填写的档案所在地上面的地址，若写的是个人，那就是个人收到后自行办理，然后寄回录取学校。

2.如果是写某单位人事处收，那就直接发到人事处，再去人事处协助调档，按照人事处提的要求补全各种手续。

3.若档案寄存在某人才交流中心，那也得去那自行办理或协助办理。

4.档案调回后，学校就会根据原单位的各种材料进行政审，一般不会有问题，最后发出通知书。

5.调档有时间限制，因为学校要收到档案后才会发出通知书，所以，一定要保证在调档期限内把自己的档案全部搞定。不可超出，否则无效。

通常有几种情况需要调档：

一种是入职公务员、国企、事业单位所在的组织部门发商调函。所谓商调函，实际就是和你原来的单位商量调人事宜，这时需要注意的是，要和原单位做好沟通；原单位复函。只有原单位复函，同意调出，用人单位组织部门才能发出调档函，正式调档。调档过后，如果发现档案有问题，也有可能影响调动。正式办理调出手续。档案调入后，用人单位组织部门将发出正式调动通知，这时自己需要办理工作调动介绍信、组织关系转移介绍信等，到新单位办理报到手续。

还有一种是落户，落户时需要审核个人档案，审核通过之后需要把档案调到落户城市，那么在办理落户手续时，首先要让档案存放单位开具一个存放证明，确认档案存放在，之后再向办理落户的单位开具调档函，送到档案存放单位，有档案存放单位通过机要把档案调动到落户办理单位审核，中间调档不能由个人经手，必须是国家规定的机要文件运送通道。