每个学校都会定期对在校学生的档案保管系统进行升级，这是一个很宏大的工作量，稍微有技术上的差池，就会造成学生档案的遗失。那如果发生这样的意外，应该如何补办学生档案呢？

1. 首先必须要明白的是，如果是因为学校升级造成档案遗失，其主要负责的应该是学校方面。所以学校必定是要为学生开通档案补办权限的，学生本人需要做的就是要去到各个部门补办在校期间的各项材料。
2. 因为不用写申请书，也不用学院开具的档案遗失补办证明，与正常的档案补办流程相比较来说是要省下很大一部分时间的。
3. 而作为该校的学生需要补办的学籍材料一般有学籍卡、成绩单、党团组织关系证明材料、在校期间奖惩证明材料等。如果是已毕业的学生将档案放在学校保管而造成的遗失的严重后果，就还需要补办毕业生登记表。
4. 将这些材料一打印或复印出来之后，一定要盖上各部门的公章，不盖公章的档案材料是无效的。
5. 所有的材料准备齐全之后就需要交给学校的档案管理部门进行最终的审核。审核通过之后，学校档案馆会将所有的材料装入统一的档案袋，并贴上密封条，盖上公章，再交由学校进行重新托管。

学校在进行系统升级时，确实会造成档案遗失情况，但这种情况是少之又少，如果确实发生这样的情况下，可以让学校负主要责任，帮助其顺利补办档案。学校在这方面是没有权利拒绝的，因为它是负主要责任的。

个人补办档案时一定要仔细认真，如果是在校生补办档案，档案补办不齐全时，还可以重新去到对应的部门进行补办。但如果是往届生回校补办档案，稍微有档案材料的遗失就还得重新返校再重新补办，这是一个极其繁琐并且复杂的过程。所以最好尽可能的将档案一次性补办完成，不要重复补办。

无论是在校生还是毕业生，一定要深刻明白档案对于个人的重要性，在未来的工作深学甚至于在买保险落户这种小事上，都必须要有档案来进行审核的。如果你没有档案，做这些事都是不能成功的，甚至还可能严重影响到你未来的生活。

按照国家规定，如果在国家系统上长期查不到你的档案材料，你就可能会被认定为黑户，等同于在这个社会上失掉了该有的身份。这是一个很严重的后果，所以一定要保管好自己的档案，尽可能的不要去补办档案。