人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规，毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息，个人不得截留和销毁。

人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现，其中能够反映个人情况的文件材料，由于用人的需要而有意识地保存下来成为档案，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录，是国家档案的重要组成部分。人事文件材料转化为档案一般应具备办理完毕、手续完备、内容真实、日后有查考价值的文件材料四个条件。

人事档案的作用：

人事档案是人事管理实践活动的产物，服务于组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作，服务于相对人。人事档案的作用主要表现在十个方面：

人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作不可缺少的依据；人事档案为开发人才，使用人才，进行人才预测及制定人才计划提供准确的信息；人事档案是澄清问题的可靠凭证；人事档案是维护个人权益和福利的法律信证；人事档案是推行和贯彻公务员及其他各类人员管理制度的重要手段；人事档案是组织与干部（相对人）之间联系的纽带；人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作者记忆的工具；人事档案对人事工作有规范、检查、监督的作用；人事档案是进行科学研究，特别是编写人物传记和专业史的宝贵史料；人事档案是宣传教育的生动素材。

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。