调档函是用来调档案的。一般档案接收地开具调档函，个人拿着调档函和身份证报到证去档案存放地办理调档手续，并结清已产生的人事代理费用就可以转移档案。

调档函类似于介绍信，带有公章。其实是当个人的工作或学习单位发生变动时，其人事档案也应该随之转移到新的单位。用于通知原来单位，并从原单位调取人事档案至新单位的书面凭证（或文件），就叫做“调档函”。

当个人的工作或学习单位发生变动时,其人事档案也应该随之转移到新的单位。用于通知原来单位,并从原单位调取人事档案至新单位的书面凭证(或文件),就叫做“调档函”。 调档函的作用有二: 一是作为书面通知和凭证以期获准调取档案。 二是记录档案的行踪,以便档案有迹可循。