人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、德才能绩、学习和工作表现等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，是以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

需要提交材料有：
① "存档人员登记表"一份；
② 护照首页或港澳通行证末页(有照片页)复印件一份；
③ 国外教育机构入学证明OFFER复印件一份；
④ 出国前未将档案存放我处、而已在国外就读者，可提交"在读证明"或"学生证"复印件一份；
⑤ 已获得前往国家(或地区)签证(签注)的复印件一份；
⑥ 720元档案管理费(三年保存期限的费用。若需存档三年以上费用可一次交清)；
⑦ 申请存档手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。

存档对象：1、国内高校毕业直接赴国（境）外攻读学位的留学人员（无工作经历）；2、国内高校在读期间办理完毕退学手续，直接赴国(境)外攻读学位的留学人员；3、国内高中毕业后，直接赴国（境）外攻读学位的留学人员。（注：国家公派留学人员、赴国（境）外做博士后研究或访问学者，不在留学服务中心受理范围）。